Kuitteja työpöydällä, autossa, olohuoneen pöydällä, takin taskussa ja sähköpostissa, käytännössä joka puolella. Kun kirjanpidon aika koittaa, on jokainen tosite löydettävä. Kahiseva kuittikasa tulee säilyttää kansiossa vähintään 6 vuotta verovuoden päättymisestä lukien. Sitten alkaa erottelu - mitkä kuitit ovat olleet kasassa jo 6 vuotta ja mitkä täytyy vielä pitää kansiossa. Lisäksi mukana tulee tietysti aina huoli; mitä jos kuiteille tapahtuu jotakin ja ne katoavat tai tuhoutuvat.
Onneksi meillä on tähän ratkaisu! Qredin kulujen hallinnan avulla voit skannata puhelimellasi kaikki yrityksesi kuitit ja saat ne helposti digitaaliseen muotoon. Näin voit säästää aikaa ja tehdä sekä sinun että työntekijöidesi elämästä huomattavasti helpompaa!
Miksi tallentaa kuitit sähköisesti?
Paperisen kuitin tallentaminen sähköiseen muotoon on hyvin yksinkertaista. Sinun tarvitsee vain ottaa kuva kuitista Qredin mobiilisovelluksessa (vaikka heti ostoksen jälkeen, niin kuitit eivät jää pyörimään erinäisiin paikkoihin). Saat kuukausittaisen raportin kaikista yrityksen kuukauden aikana kirjaamistasi kuluista. Tämä helpottaa kulujen seurantaa ja antaa kokonaiskuvan siitä, mihin rahaa kuluu.
Kun kuitti on tallennettu sovellukseen, on se aina tallessa - missä ikinä oletkaan! Jos sinun tarvitsee tarkastella kuitteja, ne ovat aina taskussasi puhelimesi kautta.
Kaikkein parasta tässä on kuitenkin se, että säästät aikaa sekä harmaita hiuksia. Sinun ei tarvitse enää manuaalisesti kirjoittaa kuitin summia ja päivämääriä mahdollisen näppäilyvirheen pelossa, sillä maksusuorituksen tiedot täydentyvät sovellukseen automaattisesti.
Miten tallennat kuitit sovellukseen?
Olet nyt tehnyt yrityksellesi ostoksen ja haluat lisätä kuitin Qredin mobiilisovellukseen. Se onnistuu seuraavasti:
- Jos sinulla ei vielä ole Qredin mobiilisovellusta, voit ladata sen itsellesi App Storesta tai Google Play -sovelluskaupasta.
- Avaa mobiilisovellus ja klikkaa sitä ostosta, jonka kuitin haluat lisätä.
- Klikkaa “Skannaa kuitti”.
- Kun olet ottanut kuitista kuvan, lisää ostoksen alv euroissa.
- Valitse vielä, mihin kululuokkaan ostos kuuluu.
- Paina tallenna.
- Valmis! Kuitti on nyt kirjattu kuluksi ja lisätty kuluraporttiin.
Milloin kuukausiraportti tulee?
Saat kuukausittaisen kuluraportin Qred Visasi laskutuskauden mukaan. Kuluraportti lähetetään kerran kuukaudessa kortin pääkäyttäjälle. Raportissa on kaikki tarvittavat tiedot, joten voit välittää sen suoraan kirjanpitäjälle.
Voivatko työntekijäni tallentaa kuitteja?
Kyllä voivat! Qred Visaan voidaan liittää rinnakkaiskortteja, jotka voidaan antaa työntekijöille käyttöön, ilman lisäkustannusta. Vaikka työntekijä tekee ostoksen omalla kortillaan, kaikki maksutapahtumat kerääntyvät samaan paikkaan kortin pääkäyttäjän nähtäville.
Pitääkö alkuperäinen paperikuitti säilyttää?
Suomen kirjanpitolaki vaatii, että kaikki tilikauden aikana kertyneet tositteet, kuten kuitit, tulee säilyttää 6 vuotta verovuoden päättymisestä lukien. Yrittäjä saa kuitenkin itse päättää, säilyttääkö kuitit sähköisesti, paperisesti tai niiden yhdistelmänä. Kuitista ei tarvitse siis säilyttää alkuperäistä versiota, sähköinen versio tai kopio riittää. Tärkeintä on se, että kuitit ovat tarvittaessa tarkasteltavissa ja tulostettavissa selkokielisessä muodossa ja ilman aiheetonta viivettä. Voit lukea lisää tositteiden säilyttämisestä Verohallinnon sivulta.
Miksi sinun kannattaa käyttää Qredin kulujen hallintaa?
- Voit skannata kuitit nopeasti ja helposti mobiilisovelluksessa.
- Saat kaikki kuitit talteen samaan paikkaan.
- Säästät aikaa ja rahaa.
- Voit seurata kuluja ja tarkastella niitä, missä ikinä oletkaan.
- Vähennät näppäilyvirheitä kirjanpidossa.
- Saat kuukausittaisen kuluraportin helposti suoraan sähköpostiisi.
Lue lisää Qred Visasta ja sen ominaisuuksista!